Inköp och avtal
LTH är en del av den statliga myndigheten Lunds universitet. Via statliga och lokala avtal har Lunds universitet upphandlat olika varor och tjänster som du kan behöva för att utföra ditt arbete. Dessa avtal är bindande och ska alltid följas när du gör ett inköp eller en beställning. Vissa varor och tjänster kan du köpa eller beställa internt inom Lunds universitet.
Alla inköp ska godkännas av din närmaste chef
Säkerställ alltid med din chef innan du gör en beställning eller inköp, och ta reda på vilket kostnadsställe och aktivitet som varan eller tjänsten ska belasta.
Avtalen reglerar villkoren
Avtalen med leverantörer syftar både till att ge bra priser för Lunds universitet och till att säkerställa att många villkor redan är färdigförhandlade, vilket underlättar både för köpare och säljare vid beställning. Det kan till exempel gälla villkor som rör:
- Produktutbud
- Priser inklusive rabatter
- Leveransvillkor
- Fakturering
- Minimigarantier
- Returmöjligheter
Konsumentlagstiftningen gäller inte
Det är viktigt att komma ihåg att nästan alla lagstadgade konsumenträttigheter som du automatiskt skulle ha om du handlade av leverantörer som privatperson, inte alls gäller när du handlar av leverantörer i ditt arbete. Det är där avtalen kommer in, för att reglera villkor och ge dig rättigheter som beställare även i ditt arbete.
Avtalen är bindande
Som anställd på LTH är du skyldig att använda dessa avtal vid inköp och beställningar i ditt arbete. Du hittar nästan alla avtal, produkter, tjänster, avtalsinformation och avtalsleverantörer samlat i Lunds universitets inköpsverktyg Lupin.
Alla beställningar ska göras i Lupin
Den svenska regeringen har ställt krav på att alla statliga myndigheter ska använda e-handel i så stor utsträckning som möjligt. E-handel innebär bland annat att beställning och attester sker elektroniskt, och så även fakturering (så kallad e-fakturering). Det möjliggör att många steg i hela processen från beställning till betald faktura kan automatiseras, och behovet av onödiga papper och onödig hantering minskas. Ökad e-handel bidrar därför både till miljömässiga och ekonomiska vinster, och därmed bättre miljö och hushållning med skattepengar.
E-handel gör också att det finns tillförlitlig statistik över inköpen vilket i förlängningen kan ge bättre priser när det blir dags för Lunds universitet att upphandla nya avtal.
Lunds universitets verktyg för e-handel är Lupin. I Lunds universitets inköpspolicy ingår därför också att alla inköp, så långt det är möjligt, ska göras genom just Lupin. Det är alltså inte tillräckligt att enbart säkerställa att en avtalad leverantör används vid inköpet. Även själva beställningen ska ske elektroniskt genom Lupin.
Det finns ett fåtal avtal där beställningarna av praktiska skäl inte kan göras i Lupin, som till exempel taxiresor. Den stora merparten av avtal har dock möjlighet till beställning via Lupin och då ska beställning ske den vägen.
DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, har gjort en kort och informativ film om hur inköpen blir effektivare med e-handel.
Effektivare inköp med E-handel (youtube)
Det finns avtal för mycket, men inte för exakt allt
Lunds universitet är en stor myndighet som köper in allt från avancerade mikroskop och djurfoder till hangarsopmaskiner och konsertflyglar, bland mycket annat.
För det som beställs mycket av i allmänhet finns avtal som ska användas, och dessa avtal hittar du i Lupin. Det kan ändå finnas situationer där du kan råka ut för att det inte går att hitta ett avtal för det du ska köpa in i Lupin.
Om du inte hittar ett avtal som matchar den typ av produkt eller tjänst som du önskar köpa in kanske det finns ett statligt avtal du kan använda. Finns inte heller det måste du följa lagar och regler om upphandling.
Nyheter inom inköp och avtal
Du som gör återkommande beställningar och inköp i din tjänst kan med fördel prenumenera på Inköpsnytt, nyhetsbrevet från Avdelningen för inköp och upphandling. Det utkommer när det finns ny information inom området inköp eller avtal.