Handläggning av avtal, beslut, riktlinjer och andra ärenden
Vem ska underteckna avtal – prefekt, LTH:s rektor eller LU:s rektor? Finns det mallar för detta? Hur får vi rektors underskrift på ett beslut? Här finns en sammanställning av information, checklistor, mallar och steg-för-steg-guide för handläggning av ärenden.
Avtal
Inom universitetet sluts en stor mängd avtal med varierande innehåll relaterade till forskning och utbildning. Avtalets art är avgörande för bedömningen av vem som är behörig att underteckna avtalet.
Ansvaret för diarieföring av avtal ligger hos handläggaren och görs i regel på institutionen/motsvarande – inte på LTH:s kansli eller vid universitetsledningens stab. Ett diarienummer för avtalet ska ha genererats före LTH:s rektors eller LU:s rektors undertecknande.
EU-avtal
EU-avtal undertecknas av kanslichefen.
Se Process och mallar för underskrift av LTH:s rektor nedan. Samma gäller för EU-avtal. Ifylld checklista (Checklista inför rektors undertecknande av avtal (Word, 106.8 kB) skriftligt okej från jurist samt dokumentet/dokumenten lämnas direkt till kanslichefen. Fyll i de fält i checklistan som är relevanta för projektet. Övriga fält lämnas tomma.
För samtliga avtal måste Lunds universitets gällande version av riktlinjer för att teckna avtal konsulteras.
Se särskilt bilagan "Fördelning av rätt att underteckna vissa avtal och ansökningar"
Beslut till LTH:s presidium
Ärenden som beslutas av LTH:s rektor eller av fakultetsstyrelsen ska vara försedda med diarienummer, ansvarig handläggare och i förekommande fall en expeditionslista. Beslut fattas efter föredragning.
Presidiet hålls annars normalt tisdagar kl 11-12.
Nedan följer en steg-för-steg-guide om hur handläggningsordningen går till. Handläggningsordningen är hämtad från STYR 2024/1903.
Steg 1: Mall, diarienummer och e-postadress
Mallen “Tillgänglighetsanpassad beslutsmall” ska alltid användas för beslut. Om beslutet ska publiceras på LTHin eller på en webbsida ska beslutet vara tillgänglighetsanpassat enligt EU:s webbtillgänglighetsdirektiv. Om beslutet inte ska publiceras behövs ingen ytterligare tillgänglighetsanpassning göras.
Tillgänglighetsanpassad beslutsmall (mallar för dokumenthantering)
Webbtillgänglighet (Medarbetarwebben)
Mallen kan också användas för andra typer av ärenden.
Observera! Om dokumentet skannas försvinner tillgänglighets-anpassningen eftersom det då tekniskt sett är en bild.
Ett ärende ska skapas i diariet (W3D3) för att få diarienummer.
När utkastet är klart – kontrollera ditt Word-dokument med funktionen "Kontrollera tillgänglighet" under fliken Granska. Alla Word-dokument ska bara ha ett fel kvar: "Bild eller objekt som inte är i nivå (1)".
När ett utkast till beslut är färdigt skickas det till presidiet för påseende via e-postadressen beslut [at] lth [dot] lu [dot] se (beslut[at]lth[dot]lu[dot]se).
Utkasten skickas utan ifyllt datum till adressen ovan senast kl. 12 onsdagen veckan före tisdagens beslutsmöte. Funktionsbrevlådan administreras av Ledningsstöd och töms regelbundet.
Steg 2: Föredragning av ärendet
Ledningsgruppen sammanträder normalt tisdagar kl. 8:30-12, där presidiet är en del av mötet, kl. 11-12. Rektorsbeslut fattas på presidiemötet då även studentrepresentanter finns närvarande.
Handläggaren blir inbjuden till presidiemötet för föredragning av ärendet. I de fall handläggaren har förhinder att föredra ärendet, kontaktas Ledningsstöd via e-postadressen beslut [at] lth [dot] lu [dot] se (beslut[at]lth[dot]lu[dot]se).
Steg 3: Hantering av fattat beslut
Fattat beslut ska kompletteras med korrekt benämning – BESLUT, RIKTLINJER eller det som gäller, det vill säga byt ut ordet UTKAST och lägg till korrekt beslutsdatum.
När beslutet kompletterats med rätt benämning och beslutsdatum ska handläggaren ladda upp en PDF-version av handlingen i eduSign där de personer som ska skriva under dokumentet läggs till för signering. För rektor används följande e-postadress för signering: annika [dot] olsson [at] lth [dot] lu [dot] se (annika[dot]olsson[at]lth[dot]lu[dot]se).
När alla har skrivit under sparar handläggaren ner den signerade PDF:en och lägger in den i ärendet i diariet. Handläggaren ansvarar för expediering av beslutet.
Utbildning i eduSign (Kompetensportalen)
Logga in i eduSign (eduSign/Sunets webbplats)
Om en översättning görs, läggs den in i samma ärende som originalet, som en bilaga till beslutet, det vill säga ingen beslutsprocess krävs för översättningen. Den tillgänglighetsanpassade beslutsmallen ska användas även här. Den engelska översättningen är en kopia för att underlätta för icke svensktalande personer och kräver ingen underskrift.
Ärendet avslutas och ad actas och om det bara finns digitala handlingar i ärendet är nu handlingarna i ärendet arkiverade. Om det finns pappershandlingar, skrivs ärendekort för arkivering ut enligt gällande rutiner.
Steg 4: Publicering på LTHin
Alla beslut ska inte publiceras på intranätet, men de som bedöms innehålla information som är viktig för många på LTH bör publiceras. Om handläggaren är osäker går det bra att konsultera Ledningsstöd.
Om beslutet ska publiceras, meddelar handläggaren Ledningsstöd via e-postadressen beslut [at] lth [dot] lu [dot] se (beslut[at]lth[dot]lu[dot]se) som sedan publicerar dokumentet på LTH:s intranät LTHin. Använd ärendemeningen ”Beslut för publicering”. Om beslutet signerats med eduSign är det redan en tillgänglighetsanpassad version. Om det är ett beslut som signerats på papper, krävs en tillgänghetsanpassad PDF-version av beslutet för publicering på webben, såväl intern som extern webb.
Beslutet kommuniceras därefter av Ledningsstöd via lämpliga kommunikationskanaler till verksamheten.
Steg 5: Revidering av beslut
De beslut som förväntas gälla under flera år bör lämpligen ses över varje år alternativt revideras minst vartannat år. Till stöd kan handläggaren lägga in ett datum för revidering på ärendet i W3D3 och få en automatisk påminnelse via e-post.
Beslutsmallar
Process och mallar för underskrift av LTH:s rektor
För att LTH:s rektor ska underteckna avtal, stödbrev och ansökningar om forskningsmedel krävs både att underlagen är korrekta samt att ansvariga i verksamheten (prefekt/motsvarande) är införstådda med avtalets innehåll.
Därför används en checklista som ska fyllas i innan dokumenten är redo för underskrift. Checklistan behöver signeras av prefekt, alternativt ett godkännande via mejl.
Ifylld checklista, dokumentet/dokumenten som ska skrivas under, samt övrigt underlag som behövs, lämnas hos Ledningsstöd i Kårhuset, John Ericssons väg 3, i facket som finns på andra våningen.
Checklistor för avtal, stödbrev och ansökningar om forskningsmedel
- Checklista inför rektors undertecknande av avtal (Word, 107 kB)
- Checklista för stödbrev (Word, 107 kB)
- Checklista för ansökningar om forskningsmedel (Word, 107 kB)
Process och mallar för underskrift av LU:s rektor
På Medarbetarwebben hittar du information om vilka avtal, stödbrev, och ansökningar som ska undertecknas av LU:s rektor och hur det går till.
Checklistan för ansökningar om forskningsmedel ska även skrivas under av ansvarig prefekt och LTH:s rektor.
Kontaktperson på universitetsledningens kansli:
Anton Jönsson anton [dot] jonsson [at] rektor [dot] lu [dot] se (anton[dot]jonsson[at]rektor[dot]lu[dot]se)
Avtal, stödbrev och ansökningar som ska skrivas under av rektor (Medarbetarwebben)